E-Mail-Tool für Outlook/Exchange: Abmahnungen vermeiden: Zentrale Signaturen und Disclaimer via Exchange

Ein kleines, aber hilfreiches Tool für Nutzer von Microsoft Outlook und Exchange bietet die Software-Firma Gangl an: »OLX Disclaimer Agent«. Der Server-Dienst sorgt dafür, dass alle internen und externen E-Mails mit den firmeneigenen Signaturen und Disclaimern versehen werden.

Mit Wirkung 1. Januar 2007 hat das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister neue Grundlagen für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr festgelegt. Das heißt für den Outlook-Nutzer: Die Informationen, die bisher nur in der Fußzeile der Brief-Korrespondenz erschienen, sind nun auch für Outlook-Signaturen und -Disclaimer Pflicht.

Mit dem OLX Disclaimer Agent lässt sich festlegen, welche Signatur welchem Nachrichtenformat zugeordnet wird.

So müssen Angaben wie Handelsregisternummer, Firmensitz und Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschäfts-E-Mail sein. Die Konsequenz bei Zuwiderhandlung: Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld. Deshalb sollten Firmen es nicht ihren Mitarbeitern überlassen, die Signaturen unter ihren elektronischen Nachrichten selbst zu designen. Am besten ist es, einheitliche Signaturen zu entwerfen und zentral zu verteilen.

Das übernimmt der Exchange-Serverdienst OLX Disclaimer Agent von Gangl. Er unterstützt die Exchange-Versionen 2000, 2003 sowie 2007 mit 32 und 64 Bit.

Mit dem Programm können Administratoren beliebig viele Jobs definieren. Im Unterschied zu anderen Signatur-Tools lassen sich für User unterschiedliche Einstellungen festlegen. Das ist für jede Ebene der AD-Struktur möglich, inklusive aller selbst definierten Organisationeinheiten, Domains, Gruppen, außerdem für einzelne E-Mail-Adressen, öffentliche Ordner, Exchange-Attribute und LDA.

Unterschiedliche Signaturen verwenden

Bereits vorhandene Signatur-Dokumente können in den OLX Disclaimer Agent integriert werden. Der Anwender wählt selbst, welche Vorlage er mit welchem Nachrichtenformat verbinden möchte. Je nachdem, ob der Nutzer mit Nur-Text, Rich-Text oder HTML arbeitet, kann die selbstdefinierte Vorlage zugewiesen werden.

Nutzer haben die Möglichkeit, mithilfe von 50 frei definierbaren Platzhaltern Signaturen oder Disclaimer nach ihren Vorstellungen zu gestalten. Neben den programmeigenen Platzhaltern wie Datum, Zeit, Attachment-Anzahl und Größe stehen Active-Directory-Platzhalter zur Verfügung.

Laut Gangl unterstützt das Programm alle verfügbaren Nachrichtenformate. Zudem bietet es die Möglichkeit, das Verteilen von Signaturen und Disclaimern zentral zu steuern. Der Anwender bestimmt mithilfe einer Ausschlussliste, welche Mitarbeiter die Mailergänzungen nutzen und welche davon ausgenommen werden.

Die Lizenzgebühr für die Software von OLX Solutions orientiert sich an der Zahl der eingesetzten Exchange-Server. Pro System sind bei Exchange 2000 und 2003 rund 600 Euro fällig, bei Exchange 2007 sind es circa 900 Euro.